Politika zasebnosti

Upravljavec osebnih podatkov je:

• North Motion, Matej Radovan s.p.
• Podbreznik 15, 8000 Novo mesto, Slovenija
• Matična številka: 7595085000 (Poslovni register Slovenije, AJPES)
• Davčna številka: 95236732 (ni zavezanec za DDV)
• E-pošta: tim@north-motion.com

Pooblaščene osebe za varstvo podatkov nismo imenovali, ker je glede na naravo in obseg obdelave po 37. členu GDPR in 45. členu ZVOP-2 ne potrebujemo. Za vsa vprašanja o varstvu podatkov nam pišite na tim@north-motion.com.

Obdelujemo samo podatke, ki jih potrebujemo za spodaj navedene namene.

2.1 Obisk spletnega mesta

• Podatki: IP-naslov, brskalnik in operacijski sistem, obiskane strani, napotitvena stran in čas zahteve.
• Namen: prikaz spletnega mesta, zagotavljanje varnosti in preprečevanje zlorab.
• Pravna podlaga: zakoniti interes (točka (f) člena 6(1) GDPR).
• Hramba: dnevniške zapise ponudnik gostovanja hrani največ 30 dni.

2.2 Analitika spletnega mesta (samo z vašo privolitvijo)

• Podatki: obiskane strani, napotitvena stran, približna lokacija (država in mesto), naprava, brskalnik in operacijski sistem, interakcije na strani ter psevdonimni identifikatorji v piškotkih Google Analytics. Google Analytics 4 ne shranjuje IP-naslovov.
• Namen: razumevanje uporabe spletnega mesta, da ga lahko izboljšujemo.
• Pravna podlaga: vaša privolitev (točka (a) člena 6(1) GDPR in 225. člen ZEKom-2). Privolitev lahko kadar koli prekličete v »Nastavitvah piškotkov« v nogi strani.
• Hramba: največ 14 mesecev.

2.3 Obrazec »Zgradite svojega agenta«

• Podatki: ime, službeni e-naslov, podjetje, komunikacijski kanal, predvideni primeri uporabe, orodja, ki jih uporabljate, in prva prioriteta.
• Namen: priprava na pogovor in odgovor na vaše povpraševanje.
• Pravna podlaga: zakoniti interes za odgovor na poslovno povpraševanje (točka (f) člena 6(1) GDPR); če povpraševanje oddate kot podjetnik posameznik, tudi ukrepi na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe (točka (b)).
• Hramba: največ 12 mesecev po zadnji komunikaciji, če pogodbe ne sklenemo.

2.4 Kontaktni obrazec in rezervacija pogovora

• Podatki: ime, e-naslov, podjetje, opis delovnega procesa, ki ga vpišete, izbrani termin in drugi podatki, ki jih vpišete v obrazec za rezervacijo. Kontaktni obrazec in obrazec »Zgradite svojega agenta« vaše podatke preneseta v koledar za rezervacijo, da jih ni treba vpisovati znova.
• Namen: organizacija in izvedba pogovora ter potrditve in opomniki.
• Pravna podlaga: zakoniti interes (točka (f) člena 6(1) GDPR); pri podjetniku posamezniku tudi ukrepi pred sklenitvijo pogodbe (točka (b)).
• Hramba: največ 12 mesecev po zadnji komunikaciji, če pogodbe ne sklenemo.

2.5 Komunikacija

• Podatki: kontaktni podatki, vsebina sporočil, datoteke in podatki o sestankih, izmenjani prek e-pošte, Slacka, Microsoft Teams, Discorda, Telegrama, videoklicev ali drugih kanalov.
• Namen: odgovarjanje na vprašanja in vodenje poslovne komunikacije.
• Pravna podlaga: zakoniti interes (točka (f) člena 6(1) GDPR); za komunikacijo v zvezi s pogodbo izvajanje pogodbe (točka (b)).
• Hramba: dokler je potrebno za namen, praviloma največ 12 mesecev po zaključku komunikacije. Korespondenco, ki je del poslovne dokumentacije, hranimo tako dolgo, kot zahtevajo predpisi.

Ko uporabljate kanale tretjih oseb, kot sta Slack ali Microsoft Teams, vaše podatke obdelujejo tudi njihovi ponudniki kot samostojni upravljavci v skladu s svojimi politikami zasebnosti.

2.6 Stranke in pogodbe

• Podatki: imena, funkcije in službeni kontaktni podatki kontaktnih oseb strank ter podatki za izdajo računov.
• Namen: sklenitev in izvajanje pogodb, uvajanje, podpora in obračun.
• Pravna podlaga: izvajanje pogodbe in zakoniti interes (točki (b) in (f) člena 6(1) GDPR) ter zakonske obveznosti, npr. hramba knjigovodskih listin (točka (c)).
• Hramba: v času sodelovanja in nato toliko, kot zahtevajo predpisi (knjigovodske listine praviloma 10 let).

2.7 Nastavitve prikaza

Če preklopite med svetlim in temnim načinom, se vaša izbira shrani v brskalniku. Več v Politiki piškotkov

Kadar obdelava temelji na zakonitem interesu, so to: varno in zanesljivo delovanje spletnega mesta, odgovarjanje na poslovna povpraševanja, organizacija pogovorov, vodenje poslovne komunikacije in upravljanje odnosov s strankami. Podatke nam posredujete v poslovnem okviru in razumno pričakujete, da jih bomo uporabili na ta način.

Posredovanje podatkov ni zakonska ali pogodbena obveznost. Brez imena, e-naslova in podjetja pa povpraševanja ne moremo obravnavati, brez podatkov za rezervacijo pa pogovora ne moremo potrditi.

O obiskovalcih spletnega mesta in osebah, ki oddajo povpraševanje, ne sprejemamo odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi, in ne izvajamo profiliranja (22. člen GDPR).

Naše storitve uporabljajo umetno inteligenco. Rezultati AI lahko vsebujejo napake, zato za pomembna dejanja uporabljamo človeški nadzor in potrditev.

Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihovo trženje. Dostop imajo le ponudniki, ki za nas opravljajo storitve na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (28. člen GDPR):

• Vercel Inc. (ZDA): gostovanje spletnega mesta.
• Google Ireland Limited in Google LLC (ZDA): Google Analytics, samo z vašo privolitvijo.
• Plus Five Five, Inc. (Resend) (ZDA): pošiljanje obvestil o oddanih obrazcih.
• Cal.com, Inc. (ZDA): koledar za rezervacijo.
• Ponudnik gostovanja naše e-pošte.

Za projekte strank uporabljamo tudi ponudnike oblačnih storitev in modelov AI, ki so navedeni v pogodbi o obdelavi s posamezno stranko (glejte razdelek 9). Podatke lahko razkrijemo državnim organom, kadar to zahteva zakon.

Nekateri ponudniki so iz ZDA, zato se podatki lahko prenesejo tja. Prenos poteka na podlagi:

• sklepa Evropske komisije o ustreznosti za okvir EU-ZDA za zasebnost podatkov (EU-U.S. Data Privacy Framework, 45. člen GDPR) pri ponudnikih, ki so vanj vključeni (Vercel, Google, Resend, Cal.com), in
• standardnih pogodbenih klavzul Evropske komisije (točka (c) člena 46(2) GDPR) v pogodbah o obdelavi, kot dodatna zaščita in pri ponudnikih, ki niso vključeni v okvir.

Kopijo ustreznih zaščitnih ukrepov lahko zahtevate na tim@north-motion.com

Roki hrambe so navedeni pri posameznem namenu v razdelku 2. Po izteku roka podatke izbrišemo ali anonimiziramo. Varnostne kopije lahko izbrisane podatke hranijo še kratek čas, do izteka cikla varnostnih kopij. Ustreznost rokov redno preverjamo.

Ko za poslovno stranko postavimo in upravljamo AI-agente, ti lahko obdelujejo podatke iz sistemov, ki jih poveže stranka, na primer e-pošto, dokumente, zapise v CRM, zahtevke za podporo, oglaševalske in analitične podatke ali izvorno kodo. Kateri podatki se obdelujejo, je odvisno od nastavitev stranke in pravic, dodeljenih agentu.

Za te podatke je upravljavec stranka, North Motion pa deluje kot obdelovalec: podatke obdelujemo samo po navodilih stranke in na podlagi pogodbe o obdelavi osebnih podatkov (28. člen GDPR), v kateri so navedeni uporabljeni podobdelovalci, vključno s ponudniki modelov AI (na primer OpenAI, Anthropic ali Google), izbranimi skupaj s stranko.

Zaupnih podatkov strank ne uporabljamo za učenje lastnih splošnih modelov AI, razen če je dogovorjeno drugače. Ali zunanji ponudnik AI lahko hrani vhodne podatke, je odvisno od njegovih pogojev in nastavitev računa; za poslovne podatke si prizadevamo uporabljati nastavitve, namenjene poslovni uporabi.

Če agent obdeluje vaše podatke v imenu podjetja, zahteve glede zasebnosti naslovite na to podjetje. Če zahtevo pošljete nam, jo posredujemo in stranki pomagamo pri odgovoru.

V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate pravico do:

• dostopa do podatkov (15. člen GDPR),
• popravka netočnih podatkov (16. člen),
• izbrisa (17. člen),
• omejitve obdelave (18. člen),
• prenosljivosti podatkov (20. člen),
• preklica privolitve kadar koli, kar ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem (člen 7(3)).

Pravica do ugovora

Kadar podatke obdelujemo na podlagi zakonitega interesa, lahko kadar koli ugovarjate obdelavi iz razlogov, povezanih z vašim posebnim položajem (21. člen GDPR). Obdelavo bomo prenehali, razen če dokažemo nujne upravičene razloge, ki prevladajo nad vašimi interesi, ali če podatke potrebujemo za uveljavljanje pravnih zahtevkov. Neposrednemu trženju lahko ugovarjate kadar koli in brez obrazložitve.

Zahteve pošljite na tim@north-motion.com

Odgovorimo brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu; v zahtevnih primerih se rok lahko podaljša za največ dva meseca, o čemer vas obvestimo. Uveljavljanje pravic je brezplačno. Da zaščitimo vaše podatke, lahko zahtevamo potrditev vaše identitete.

Pritožbo lahko vložite pri Informacijskem pooblaščencu Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana, gp.ip@ip-rs.si, 01 230 97 30, www.ip-rs.si, ali pri nadzornem organu v državi EU, kjer prebivate ali delate.

Uporabljamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe, med drugim šifriranje prenosa, nadzor dostopa, najmanjše potrebne pravice in človeško potrditev občutljivih dejanj. Več v Izjavi o varnosti, podatkih in uporabi AI

Piškotki in podobne tehnologije so opisani v Politiki piškotkov

Tržna sporočila pošiljamo samo, kadar to dovoljuje zakon, in kadar je potrebno, z vašo privolitvijo. Odjavite se lahko kadar koli. Sporočila, ki so potrebna za aktivno sodelovanje s stranko, lahko pošiljamo še naprej.

Spletno mesto in naše storitve so namenjeni podjetjem in niso namenjeni otrokom, mlajšim od 15 let. Njihovih podatkov zavestno ne zbiramo.

Če kršitev prizadene osebne podatke, za katere smo odgovorni, o njej v 72 urah obvestimo Informacijskega pooblaščenca, kadar je to potrebno (33. člen GDPR), posameznike pa, kadar bi kršitev lahko povzročila veliko tveganje (34. člen GDPR). Če so prizadeti podatki stranke, stranko obvestimo brez nepotrebnega odlašanja.

Spletno mesto vsebuje povezave in vgrajene storitve drugih ponudnikov. Kadar ti delujejo kot samostojni upravljavci, veljajo njihove politike zasebnosti.

Politiko lahko posodobimo, ko se spremenijo naše storitve, ponudniki ali predpisi. Veljavna različica z datumom zadnje posodobitve je vedno objavljena na tej strani. Če bi podatke želeli uporabiti za nov namen, vas bomo o tem obvestili vnaprej (člen 13(3) GDPR).